GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS

DEFINICIÓN

Este procedimiento permite elaborar los contratos realizados por la Universidad de Antioquia, con proveedores o contratistas previamente seleccionados de acuerdo con su Estatuto General de Contratación .

Este procedimiento aplica para cualquier tipo de contrato que vaya a celebrar una Dependencia de la Universidad de Antioquia.

Paso 01 DEPENDENCIA/ Ordenador del Gasto
Gestión de los Recursos Para la elaboración del Contrato, designa un Servidor Público, el cual de acuerdo con la complejidad de lo contratado es:
 Un Servidor Público de la Dependencia.
 Un Servidor Público de la Universidad de Antioquia que conoce el objeto del Contrato.
 Un Consultor especializado (persona natural o jurídica), en cuyo caso designa un Servidor Público de la Dependencia como su Interventor.

Nota: Preferiblemente se busca que el Servidor Público designado haya participado en el proceso de definición de las condiciones o características generales y particulares de los bienes, obras o servicios requeridos, estudio de propuestas y adjudicación del Contrato.

Paso 02 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato

Gestión de los Recursos Para la adjudicación del Contrato, procede así:
2A) Si el valor del Contrato es menor a 150 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), el Ordenador del Gasto adjudica directamente el Contrato.
Nota: Si la cuantía del Contrato es igual o mayor a 50 S.M.L.V obtiene la autorización del Consejo de Facultad, Escuela o Instituto.
2B) Si su cuantía es igual o mayor a 150 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), somete el asunto al estudio de la Junta Asesora en Contratos, para lo cual, procede así:
a) Allega texto de la invitación para presentación de propuestas; CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal); Cotizaciones Vigentes; Cuadro Comparativo de Propuestas, Recomendación para la Adjudicación del Contrato suscrito por quienes lo elaboraren.
b) Una vez estudie el asunto la Junta Asesora en Contratos, adjudica el Contrato, le notifica al Contratista e informa a los demás participantes de la convocatoria.
c) Previo a la elaboración del Contrato solicita y reúne los siguientes documentos:
 El Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio, si el Contratista es una persona jurídica, o copia de la cédula, si es una persona natural.
 Paz y salvo de la Contraloría General de la República, o constancia de consulta en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, suscrita por el Jefe de la Dependencia.
 Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
 Cotizaciones Vigentes; Cuadro Comparativo de Propuestas y Recomendación para la Adjudicación del Contrato suscrita por quien la elabora.
 Invitación de Cotización y Pliego de Condiciones, Ver Procedimiento Para la Selección de Contratistas en Casos de Oferta Pública, (P-1030-003).

Paso 03 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Para la elaboración del Contrato, procede así:
3A) Si su cuantía no excede los 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), elabora el Contrato sin formalidades plenas, para lo cual consulta el formato que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co), procede así:
a) Asigna el número consecutivo al Contrato teniendo en cuenta: Centro de costo, consecutivo de la unidad ejecutora, y año de elaboración.
b) Firma el Contrato y solicita el visto bueno del Jefe de la Dependencia.
3B) Si la cuantía es mayor a 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), elabora el Contrato con formalidades plenas, suscrito por el Rector, para lo cual consulta el formato que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co), procede así:
a) Solicita la asignación del número consecutivo al Contrato al Director de la Oficina de Asesoría Jurídica.
b) Firma el Contrato y solicita el visto bueno del Decano ó Jefe de la Dependencia según corresponda.

Paso 04 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Envía el Contrato en original y tres (3) copias al Director de la Oficina de Asesoría Jurídica para su revisión, con los documentos señalados en el paso 02 de este procedimiento, y con los vistos buenos de los Comités de Planta Física y de Curaduría, cuando comprendan asuntos de su competencia.

Paso 05 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Director Oficina Jurídica

PROCESO
UBICACIÓN
Recibe la información y asigna a los Abogados de la Oficina de Asesoría Jurídica la revisión de los Contratos.

Paso 06 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Abogado
PROCESO
UBICACIÓN
De conformidad con la cuantía del Contrato, procede así:
6A) Si la cuantía del Contrato es menor a 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), lo revisa y si encuentra que está ajustado a derecho, procede así:
a) Otorga el visto bueno al Contrato.
b) Obtiene el visto bueno y firma del Director de la Oficina de Asesoría Jurídica. Va al paso 07.
6B) Si la cuantía del Contrato es igual o mayor a 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), lo revisa y si encuentra que está ajustado a derecho, procede así:
a) Otorga el visto bueno.
b) Obtiene el visto bueno y firma del Director de la Oficina de Asesoría Jurídica.
c) Remite el Contrato al Vicerrector Administrativo para su visto bueno y firma del Rector. Va al paso 08.

Nota: Si revisado el Contrato (Independientemente de su cuantía), se determina que requiere correcciones, se devuelve al Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato para que realice los ajustes solicitados.

Paso 07 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Director Oficina Jurídica
PROCESO
UBICACIÓN
Remite el Contrato al Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato para la firma de las partes (Ordenador del Gasto y Contratista) y obtención del Certificado de Registro Presupuestal, las Pólizas en las que se indica su valor asegurado y vigencias, si se exigen, Comprobante de Pago del Impuesto de Timbre si su cuantía lo amerita, de conformidad con el Estatuto Tributario y demás documentos que allega el Contratista para la legalización del Contrato. Va al paso 09.

Paso 08 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/Director Oficina Jurídica
PROCESO
UBICACIÓN
Cuando el Contrato regrese firmado por el Rector, procede así:
a) Guarda copia provisional del Contrato hasta su legalización.
b) Envía el Contrato al Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato, para la obtención de la firma del Contratista, la obtención del Certificado de Registro Presupuestal, las Pólizas en las que se indica su valor asegurado y vigencias; el Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial, Comprobante de Pago del Impuesto de Timbre, de conformidad con el Estatuto Tributario, y lista de los demás requisitos que allega el Contratista para la legalización del Contrato. Va al paso 09.

Paso 09 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Una vez aprobado el Contrato por el Director de la Oficina de Asesoría Jurídica, procede así:
a) Solicita la firma del Contrato por parte del Contratista.
b) Suministra copia del Contrato al Contratista para que obtenga las Pólizas solicitadas, el Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial si su valor excede los 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), y allegue los demás documentos enunciados en el paso 06 de este procedimiento.

Paso 10 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Si se exigen Pólizas, recibe éstas del Contratista para su revisión y aprobación, observa si cumplen con las cuantías y vigencias señaladas. Dicha aprobación se realiza con la firma del Ordenador del Gasto para lo cual consulta el formato de Aprobación de Póliza que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co). En caso de que el Ordenador del Gasto sea el Rector o el Vicerrector Administrativo, envía las Pólizas a los Abogados de la Oficina de Asesoría Jurídica para que las revisen y aprueben si están acordes con las vigencias y cuantías exigidas por el Estatuto General de Contratación.

Paso 11 DEPENDENCIA/ Ordenador del Gasto - Abogado
PROCESO
Una vez aprobadas las pólizas, procede así:
a) Remite a la Auditoría Especial de la Contraloría General de Antioquia delegada ante la Universidad de Antioquia, copia del Contrato y sus anexos para efectos del control posterior. Dichos anexos son:
 Formato de Aprobación de Póliza, si existen éstas.
 Comprobante de Ingreso Correspondiente al Pago del Impuesto de Timbre, expedido por la Sección de Tesorería, si la cuantía del Contrato lo amerita de conformidad con el Estatuto Tributario.
 Paz y Salvo de la Contraloría General de la República, o Constancia de Consulta al Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República suscrito por el Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato.
 Pólizas (si existen).
 Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio del Contratista (si es persona jurídica).
 Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial, si el valor del Contrato excede los 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes).
 Certificado de Registro Presupuestal
 Cuadro Comparativo de Propuestas.
 Recomendación de Adjudicación del Contrato suscrito por quien lo elabora.
 Cotizaciones Vigentes presentadas por los Oferentes.
 La Resolución de Apertura del Proceso de Invitación, si su cuantía excede los 1000 S.M.L.V, para lo cual consulta el formato de Resolución Rectoral de Apertura de Proceso de Oferta Pública que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co).
 La Resolución Superior que autoriza al Rector para la celebración del Contrato, si su cuantía excede los 1500 S.M.L.V, para lo cual consulta el formato de Resolución Superior que Autoriza Apertura de Proceso de Oferta Pública que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co).
 Invitación a Cotización y Pliego de Condiciones.
b) Remite copia del Contrato y del Formato de Aprobación de Póliza si existen, al Jefe de la Sección de Presupuesto y al Jefe de la Sección de Contabilidad.
c) Remite al Interventor del Contrato dos copias del mismo ya legalizado, (Una copia con anexos para su archivo y otra sin anexos para su entrega al Contratista).
d) Si el Contrato es de compra de bienes o suministros, envía copia del mismo al Jefe del Departamento Comercial para que registre el respectivo movimiento contable.
e) Archiva el Contrato y los anexos originales.
f) Registra el Contrato en el SICC, (Sistema de Información de Contratos y Convenios), a través de la persona autorizada por él mismo.
g) Notifica al Contratista para que suscriba el Acta de Inicio del Contrato, si se requiere, para lo cual consulta el formato de Acta de Iniciación que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co).
h) Envía a la Imprenta Nacional el Informe de Relación de los Contratos cuya cuantía supere los 125 S.M.L.V.

Paso 12 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Abogado
PROCESO
UBICACIÓN
Envía a la Imprenta Nacional, copia del Extracto Único de Publicación del Contrato y del Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial, si su cuantía es igual o mayor a 250 S.M.L.V.