DIAGNÒSTICO:
El archivo de Gestiòn o de oficina del lugar donde laboro se encuentra ubicado en la carrera 51 D 62-29, Facultad de Medica, cuarto piso Biblioteca Mèdica .
La Biblioteca Mèdica es una biblioteca satèlite que hace parte del Sistema de Bibliotecas el cual tiene por objeto la identificación, obtención, transformación, difusión de la información y formación de usuarios para el uso y acceso a la información, con el fin de servir de apoyo a las actividades de investigación, docencia y extensión, realizadas en cumplimiento de la misión de la Universidad de Antioquía.
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia es una dependencia, adscrita a la Vicerrectoría de Docencia. Está conformado por una Biblioteca Central y siete bibliotecas satélites: Odontología, Enfermería, Salud Pública, Medicina, Ciudadela de Robledo (Ciencias Agrarias, Nutrición y Dietética), Bibliotecología, y las regionales . Se rige por la Constitución Política, la Ley 30 de 1992, el acuerdo 64 del 11 de abril de 1969 y las normas internas dictadas por la Universidad en ejercicio de su autonomía.
Los Archivos de Gestión en los cuales reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia depende fundamentalmente del trámite y de las normas indicadas en las TRD.
Su organizaciòn tiene como principios:
- Ser reflejo de las actuaciones de la facultad y de la unidad responsable de archivo y de gestiòn
- Reproducir los documentos y expedientes de acuerdo con procedimientos administrativos pertinentes y su esencia principal es la actuaciòn administrativa que genera el expediente administrativo.
- Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la dependencia, en cumplimiento de sus funciones.
- Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de Gestión por dos años
- Gestionar el fondo documental y promover la conservación adecuada de la archivalía, facilitar y agilizar su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.
Por ser un archivo de oficina o de Gestiòn sus documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las actividades y funciones que sean encomendadas y conservadas y se conviertan en el instrumento eficaz para la toma de decisiones para la tramitaciòn de los asuntos generales y especìficos y eventualmente para la defensa de los derechos que se pueden derivar.
El archivo se depura cada 2 años
El archivo de Gestiòn o de oficina del lugar donde laboro se encuentra ubicado en la carrera 51 D 62-29, Facultad de Medica, cuarto piso Biblioteca Mèdica .
La Biblioteca Mèdica es una biblioteca satèlite que hace parte del Sistema de Bibliotecas el cual tiene por objeto la identificación, obtención, transformación, difusión de la información y formación de usuarios para el uso y acceso a la información, con el fin de servir de apoyo a las actividades de investigación, docencia y extensión, realizadas en cumplimiento de la misión de la Universidad de Antioquía.
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia es una dependencia, adscrita a la Vicerrectoría de Docencia. Está conformado por una Biblioteca Central y siete bibliotecas satélites: Odontología, Enfermería, Salud Pública, Medicina, Ciudadela de Robledo (Ciencias Agrarias, Nutrición y Dietética), Bibliotecología, y las regionales . Se rige por la Constitución Política, la Ley 30 de 1992, el acuerdo 64 del 11 de abril de 1969 y las normas internas dictadas por la Universidad en ejercicio de su autonomía.
Los Archivos de Gestión en los cuales reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia depende fundamentalmente del trámite y de las normas indicadas en las TRD.
Su organizaciòn tiene como principios:
- Ser reflejo de las actuaciones de la facultad y de la unidad responsable de archivo y de gestiòn
- Reproducir los documentos y expedientes de acuerdo con procedimientos administrativos pertinentes y su esencia principal es la actuaciòn administrativa que genera el expediente administrativo.
- Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la dependencia, en cumplimiento de sus funciones.
- Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de Gestión por dos años
- Gestionar el fondo documental y promover la conservación adecuada de la archivalía, facilitar y agilizar su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.
Por ser un archivo de oficina o de Gestiòn sus documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las actividades y funciones que sean encomendadas y conservadas y se conviertan en el instrumento eficaz para la toma de decisiones para la tramitaciòn de los asuntos generales y especìficos y eventualmente para la defensa de los derechos que se pueden derivar.
El archivo se depura cada 2 años
• Identificar los expedientes de las series y subseries documentales que deben ser transferidas según la TRD
• se hace constantemente la depuración, de retirar documentos no esenciales• Acogerse a la programación de recibo por dependencias• Diligenciar en original y copia la forma 1011-22
• Se Numeran las carpetas consecutivamente
• Se Rotulan adecuadamente y registrar las fechas
extremas
extremas Los documentos administrativos que se producen o reciban , se ordenan e insertan de manera sucesiva en un expediente o carpeta según la clasificación ya prevista. La disposición de los documentos lleva el orden al de su producción, es decir, orden descendente, de arriba hacía abajo, una orden que muestre la secuencia histórica del asunto o trámite que realiza en cumplimiento de sus facultades y funciones.Los expedientes se integran con documentos administrativos originales, conteniendo un índice de los mismos y se vinculan a su sección y serie respectivas, señalando su titulo preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda.
Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución en el cumplimiento de sus funciones, quedan debidamente registrados.
Cuando los documentos son susceptibles de conservar o gestionar el traslado o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente, se envien para la oficina de Administraciòn documental.
En los 2 ùltimos años por el uso del correo electrònico han disminuido el expediente o documento fìsico que conforman el archivo de gestiòn lo que hace màs manejable el ordenamiento y clasificaciòn de los documentos.
La categoria a la cual pertenece mi municipio de Medellìn es Especial, ya que recibe buenos ingresos del Sistema General de Participaciòn
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