GUIA 8-DISPOSICIÒN FINAL

GUIA 7-CONSERVACION DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÒN DE DOCUMENTOS

Mobiliario de la Biblioteca Mèdica

GUIA 6-CONSULTA DE DOCUMENTOS

CONTROL DE PRESTAMO

HOJA DE SUSTITUCIÒN



REGISTRO CONTROL DIARIO DE PRÉSTAMOS

GUIA 5-ORGANIZACIÒN DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÒN PREVENTIVA

RELACIÒN DE DOCUMENTOS PARA EL ARCHIVO GENERAL

INVENTARIO DOCUMENTAL

CUADRO DE CLASIFICACIÒN DOCUMENTAL


ORGANIGRAMA U. DE A.

GUIA 3-TRAMITE DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS

DEFINICIÓN

Este procedimiento permite elaborar los contratos realizados por la Universidad de Antioquia, con proveedores o contratistas previamente seleccionados de acuerdo con su Estatuto General de Contratación.

Este procedimiento aplica para cualquier tipo de contrato que vaya a celebrar una Dependencia de la Universidad de Antioquia.

Paso 01 DEPENDENCIA/ Ordenador del Gasto
Gestión de los Recursos Para la elaboración del Contrato, designa un Servidor Público, el cual de acuerdo con la complejidad de lo contratado es:
 Un Servidor Público de la Dependencia.
 Un Servidor Público de la Universidad de Antioquia que conoce el objeto del Contrato.
 Un Consultor especializado (persona natural o jurídica), en cuyo caso designa un Servidor Público de la Dependencia como su Interventor.

Nota: Preferiblemente se busca que el Servidor Público designado haya participado en el proceso de definición de las condiciones o características generales y particulares de los bienes, obras o servicios requeridos, estudio de propuestas y adjudicación del Contrato.

Paso 02 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato

Gestión de los Recursos Para la adjudicación del Contrato, procede así:
2A) Si el valor del Contrato es menor a 150 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), el Ordenador del Gasto adjudica directamente el Contrato.
Nota: Si la cuantía del Contrato es igual o mayor a 50 S.M.L.V obtiene la autorización del Consejo de Facultad, Escuela o Instituto.
2B) Si su cuantía es igual o mayor a 150 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), somete el asunto al estudio de la Junta Asesora en Contratos, para lo cual, procede así:
a) Allega texto de la invitación para presentación de propuestas; CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal); Cotizaciones Vigentes; Cuadro Comparativo de Propuestas, Recomendación para la Adjudicación del Contrato suscrito por quienes lo elaboraren.
b) Una vez estudie el asunto la Junta Asesora en Contratos, adjudica el Contrato, le notifica al Contratista e informa a los demás participantes de la convocatoria.
c) Previo a la elaboración del Contrato solicita y reúne los siguientes documentos:
 El Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio, si el Contratista es una persona jurídica, o copia de la cédula, si es una persona natural.
 Paz y salvo de la Contraloría General de la República, o constancia de consulta en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, suscrita por el Jefe de la Dependencia.
 Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
 Cotizaciones Vigentes; Cuadro Comparativo de Propuestas y Recomendación para la Adjudicación del Contrato suscrita por quien la elabora.
 Invitación de Cotización y Pliego de Condiciones, Ver Procedimiento Para la Selección de Contratistas en Casos de Oferta Pública, (P-1030-003).

Paso 03 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Para la elaboración del Contrato, procede así:
3A) Si su cuantía no excede los 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), elabora el Contrato sin formalidades plenas, para lo cual consulta el formato que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co), procede así:
a) Asigna el número consecutivo al Contrato teniendo en cuenta: Centro de costo, consecutivo de la unidad ejecutora, y año de elaboración.
b) Firma el Contrato y solicita el visto bueno del Jefe de la Dependencia.
3B) Si la cuantía es mayor a 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), elabora el Contrato con formalidades plenas, suscrito por el Rector, para lo cual consulta el formato que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co), procede así:
a) Solicita la asignación del número consecutivo al Contrato al Director de la Oficina de Asesoría Jurídica.
b) Firma el Contrato y solicita el visto bueno del Decano ó Jefe de la Dependencia según corresponda.

Paso 04 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Envía el Contrato en original y tres (3) copias al Director de la Oficina de Asesoría Jurídica para su revisión, con los documentos señalados en el paso 02 de este procedimiento, y con los vistos buenos de los Comités de Planta Física y de Curaduría, cuando comprendan asuntos de su competencia.

Paso 05 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Director Oficina Jurídica

PROCESO
UBICACIÓN
Recibe la información y asigna a los Abogados de la Oficina de Asesoría Jurídica la revisión de los Contratos.

Paso 06 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Abogado
PROCESO
UBICACIÓN
De conformidad con la cuantía del Contrato, procede así:
6A) Si la cuantía del Contrato es menor a 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), lo revisa y si encuentra que está ajustado a derecho, procede así:
a) Otorga el visto bueno al Contrato.
b) Obtiene el visto bueno y firma del Director de la Oficina de Asesoría Jurídica. Va al paso 07.
6B) Si la cuantía del Contrato es igual o mayor a 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), lo revisa y si encuentra que está ajustado a derecho, procede así:
a) Otorga el visto bueno.
b) Obtiene el visto bueno y firma del Director de la Oficina de Asesoría Jurídica.
c) Remite el Contrato al Vicerrector Administrativo para su visto bueno y firma del Rector. Va al paso 08.

Nota: Si revisado el Contrato (Independientemente de su cuantía), se determina que requiere correcciones, se devuelve al Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato para que realice los ajustes solicitados.

Paso 07 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Director Oficina Jurídica
PROCESO
UBICACIÓN
Remite el Contrato al Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato para la firma de las partes (Ordenador del Gasto y Contratista) y obtención del Certificado de Registro Presupuestal, las Pólizas en las que se indica su valor asegurado y vigencias, si se exigen, Comprobante de Pago del Impuesto de Timbre si su cuantía lo amerita, de conformidad con el Estatuto Tributario y demás documentos que allega el Contratista para la legalización del Contrato. Va al paso 09.

Paso 08 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/Director Oficina Jurídica
PROCESO
UBICACIÓN
Cuando el Contrato regrese firmado por el Rector, procede así:
a) Guarda copia provisional del Contrato hasta su legalización.
b) Envía el Contrato al Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato, para la obtención de la firma del Contratista, la obtención del Certificado de Registro Presupuestal, las Pólizas en las que se indica su valor asegurado y vigencias; el Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial, Comprobante de Pago del Impuesto de Timbre, de conformidad con el Estatuto Tributario, y lista de los demás requisitos que allega el Contratista para la legalización del Contrato. Va al paso 09.

Paso 09 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Una vez aprobado el Contrato por el Director de la Oficina de Asesoría Jurídica, procede así:
a) Solicita la firma del Contrato por parte del Contratista.
b) Suministra copia del Contrato al Contratista para que obtenga las Pólizas solicitadas, el Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial si su valor excede los 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes), y allegue los demás documentos enunciados en el paso 06 de este procedimiento.

Paso 10 DEPENDENCIA/ Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato
PROCESO
Si se exigen Pólizas, recibe éstas del Contratista para su revisión y aprobación, observa si cumplen con las cuantías y vigencias señaladas. Dicha aprobación se realiza con la firma del Ordenador del Gasto para lo cual consulta el formato de Aprobación de Póliza que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co). En caso de que el Ordenador del Gasto sea el Rector o el Vicerrector Administrativo, envía las Pólizas a los Abogados de la Oficina de Asesoría Jurídica para que las revisen y aprueben si están acordes con las vigencias y cuantías exigidas por el Estatuto General de Contratación.

Paso 11 DEPENDENCIA/ Ordenador del Gasto - Abogado
PROCESO
Una vez aprobadas las pólizas, procede así:
a) Remite a la Auditoría Especial de la Contraloría General de Antioquia delegada ante la Universidad de Antioquia, copia del Contrato y sus anexos para efectos del control posterior. Dichos anexos son:
 Formato de Aprobación de Póliza, si existen éstas.
 Comprobante de Ingreso Correspondiente al Pago del Impuesto de Timbre, expedido por la Sección de Tesorería, si la cuantía del Contrato lo amerita de conformidad con el Estatuto Tributario.
 Paz y Salvo de la Contraloría General de la República, o Constancia de Consulta al Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República suscrito por el Servidor Público Designado para la Elaboración y Legalización del Contrato.
 Pólizas (si existen).
 Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio del Contratista (si es persona jurídica).
 Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial, si el valor del Contrato excede los 250 S.M.L.V (Salarios mínimos legales mensuales vigentes).
 Certificado de Registro Presupuestal
 Cuadro Comparativo de Propuestas.
 Recomendación de Adjudicación del Contrato suscrito por quien lo elabora.
 Cotizaciones Vigentes presentadas por los Oferentes.
 La Resolución de Apertura del Proceso de Invitación, si su cuantía excede los 1000 S.M.L.V, para lo cual consulta el formato de Resolución Rectoral de Apertura de Proceso de Oferta Pública que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co).
 La Resolución Superior que autoriza al Rector para la celebración del Contrato, si su cuantía excede los 1500 S.M.L.V, para lo cual consulta el formato de Resolución Superior que Autoriza Apertura de Proceso de Oferta Pública que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co).
 Invitación a Cotización y Pliego de Condiciones.
b) Remite copia del Contrato y del Formato de Aprobación de Póliza si existen, al Jefe de la Sección de Presupuesto y al Jefe de la Sección de Contabilidad.
c) Remite al Interventor del Contrato dos copias del mismo ya legalizado, (Una copia con anexos para su archivo y otra sin anexos para su entrega al Contratista).
d) Si el Contrato es de compra de bienes o suministros, envía copia del mismo al Jefe del Departamento Comercial para que registre el respectivo movimiento contable.
e) Archiva el Contrato y los anexos originales.
f) Registra el Contrato en el SICC, (Sistema de Información de Contratos y Convenios), a través de la persona autorizada por él mismo.
g) Notifica al Contratista para que suscriba el Acta de Inicio del Contrato, si se requiere, para lo cual consulta el formato de Acta de Iniciación que aparece en la página web de la Oficina de Asesoría Jurídica, (juridica.udea.edu.co).
h) Envía a la Imprenta Nacional el Informe de Relación de los Contratos cuya cuantía supere los 125 S.M.L.V.

Paso 12 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA/ Abogado
PROCESO
UBICACIÓN
Envía a la Imprenta Nacional, copia del Extracto Único de Publicación del Contrato y del Comprobante de Pago de Derechos de Publicación en el Diario Oficial, si su cuantía es igual o mayor a 250 S.M.L.V.

GUIA 3-TRAMITE DE DOCUMENTOS

PLANILLAS DE CONTROL PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS

RECEPCIÒN DE DOCUMENTOS



SALIDA DE DOCUMENTOS



CONTROL DE CORRESPONDENCIA

AUTODIAGNÓSTICO GUÌA 3 - TRAMITE DE DOCUMENTOS

PROCESO DE LA NUMERACIÒN Y CONTROL PARA CONTRATACIÒN

La Universidad de Antioquia maneja el control de contratación en forma sistematizada por un Software especializado llamado SICC-“Sistema de Información y Convenios” (hecho por estudiantes de Ingeniería de la Universidad), y por el SICE “Sistema de Información para la vigilancia de la contratación Estatal” regido por el gobierno.

La numeración se lleva así:

- Todos los contratos que son firmados por el Rector, la Oficina de Asesoría Jurídica asigna el número que es un consecutivo

- Los contratos que son hechos por las Dependencias, las Escuelas o Institutos cada uno lleva su propio consecutivo

http://juridica.udea.edu.co/

ANEXOS: Pantallasos para entrar al sistema SICC y SICE

SICC "SISTEMA INFORMACIÒN DE CONTRATOS Y CONVENIOS"

SICE "SISTEMA DE INFORMACIÒN PARA LA VIGILANCIA Y LA CONTRATACIÒN ESTATAL"

AUTODIAGNÓSTICO GUÌA 3 - TRAMITE DE DOCUMENTOS

ACTOS ADMINISTRATIVOS

Actos de los Consejos Superior y Académico, y del Rector. Los actos de carácter general de los Consejos Superior y Académico se llaman, respectivamente, Acuerdos Superiores y Académicos; los de carácter particular, Resoluciones Superiores y Académicas.

Los Acuerdos se adoptan mediante dos debates realizados en días diferentes. Para la aprobación y modificación de los Estatutos del Profesor y del Personal Administrativo, y del Reglamento Estudiantil se requieren por lo menos cinco votos favorables, y los debates se realizan con un intervalo mínimo de un mes.
Los actos del Rector se llaman Resoluciones Rectorales.

Función: Por medio de ellas expide las normas y actos administrativos necesarios, en la órbita de su competencia, para el cumplimiento y la ejecución de los estatutos, de los reglamentos y de las demás decisiones de los Consejos Superior y Académico.

Sección : Consejos Superior, Consejo Académico y Rectoría

Actos de los demás Consejos y Autoridades. Los actos de los demás Consejos y autoridades de la Universidad se denominan Acuerdos o Resoluciones.

Función: Precisar o puntualizar las normas generales aplicadas en cada instancia.

Sección : Consejos de Facultad, Escuela o Instituto

Formación y Publicidad de los Actos Administrativos. Los actos administrativos que expidan las autoridades de la Universidad se sujetan en su formación, publicidad y ejecución, a las disposiciones de la Institución y, en lo no previsto en ellas, a las normas legales sobre la materia.

Función: Hacer pública y dar fe de la información producida y los actos administrativos de los Consejos y la Rectoría a todas las instancias de la Universidad. Como se hace en las notarias.

Sección : Secretaria General
Subsecciòn: Dpto. de Información y de Prensa

Tomados del ESTATUTO GENERAL (Acuerdo superior 1 de 1994) TÌTULO TERCERO. Actos de los órganos de Gobierno

Todos los actos expedidos en ejercicio de la potestad disciplinaria son actos administrativos (artículo 21 Estatuto General).

INFORME CONTROL DE RESPUESTA

INFORME CONTROL DE RESPUESTA

FORMATO DE SEGUIMIENTO A LOS DERECHOS DE PETICIÒN

ESTADISTICAS SUMINISTRO DE DOCUMENTOS

AUTODIAGNÒSTICO 2-RECEPCIÒN DE DOCUMENTOS

RECEPCIÒN DE DOCUMENTOS

ANEXO: FORMATOS

1. Control de Correspondencia en las Dependencias F-1011-11
2. Formato "Control Correspondencias" en la excel
3. Control de correspondencia para el mensajero F-1011-18
4. Radicaciòn Documentos Sitios Web

AUTODIAGNÒSTICO-EVIDENCIA#2

FORMATOS

Lista de formatos que utilizo en mi puesto de trabajo.

• Inconsistencias en el Olib
• Actas de Reuniones
• Transferencias intrauniversitarias
• Factura cambiaria de compra-venta
• Solicitud de suministro de documentos
• Autorizaciòn de pago transferencias Intrauniversitarias
• Solicitud de suministro de documentos para ISTEC
• Control de asistencia
• Agradecimiento
• Acuse de Recibido de material
• Letreros
• Solicitud de material
• Solicitud de pago
• Vale de Almacen
• Vale de Tralasdo
• Vale de Compra
• Vale de Imprenta

Anexos:

"Solicitud de suministro de documentos"

En la actividad que se produce es cuando el usuario desea hacer una solicitud externa de un artìculo que no esta en la biblioteca, debe llenar esa formato con los campos que se le piden incluyendo la instituciòn donde aparece el publicaciòn, para asì mandarse a pedir a esa entidad.

"Autorizaciòn de pago por Transferencias intrauniversitarias"

Se realizan dentro de los mismos departamentos de la Universidad ya que cada facultad maneja un presupuesto diferente que se la asigna a travès de un centro de costo, por lo tanto, el cobro de servicios se hace a travès de estos formatos de transferencias universitarias, para que de mayor facilidad el traslado del dinero a quien prestò el servicio entre las dependencias y debe ser autorizado por el ordenador del gasto.

AUTODIAGNÒSTICO-EVIDENCIA#1

DOCUMENTOS

Además, de las funciones rutinarias que tengo, manejo un servicio específico que se llama “suministro de Documentos”.

LISTA DE DOCUMENTOS QUE SE CREAN EN MI PUESTO DE TRABAJO

• Instructivo de manejo del sistema Ariel
• Tutorial : Como hacer solicitudes (BIREME)
• Manual Operativo Resumido (Britihs Library)
• instructivo para solicitudes a Dialnet
• Manual de Celsius
• Manual de Calidad
• Resolución Rectoral 16367 Ago-30-02
• Tarifas para la prestación de servicios
• Inconsistencias en el Olib
• Caracterizaciòn e interacciòn de procesos
• Instrutivo de caracterizaciòn de procesos
• Manual de identidad institucional
• Transferencias intrauniversitarias
• Autorizaciòn pago transferencias intrauniversitarias
• Factura cambiaria
• Control de asistencia
• Agradecimientos
• Acuse de recibido
• Procedimiento de elaboraciòn de documentos
• Cartas
• Circulares
• Actas de reuniones
• Memorando
• Solicitud de material
• Solicitud de pago
• Vales de almacen
• Vale de traslado
• Vale de compra
• Vale de imprenta

Los documentos seleccionados:

1. Procedimiento de Suministro de Documentos
2. Instructivo para petición de Artículos a Dialnet

PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE DOCUMENTOS

INSTRUCTIVO PARA PETICIÒN DE ARTÌCULOS A DIALNET

1. En el primer Documento “Procedimiento de Suministro de Documentos”, se establecen los pasos necesarios para el envío y recepción de documentos a instituciones nacionales e internacionales, a través de los diferentes medios de comunicación.
Facilita a los usuarios que se obtengan los documentos no existentes.
Es un documento amplio que consta de 11 ítems, bien explicativos cada uno y una descripción narrativa de las actividades donde no solamente se delimita la dependencia, sino que se hace una descripción que posibilita observaciones precisas para que sean bien claras.

2. En el segundo documento “Instructivo para Petición de Artículos a Dialnet” se dan las instrucciones para que el usuario acceda a documentos o artículos existentes en esa base de datos. Se entiende que cuando el usuario solicita el documento, debe asumir el costo del mismo.
Este documento es una herramienta útil para adquirir artículos que existen en tal base de datos. Capta una precisa información referente a los datos del usuario y del artículo solicitado.

LUGARES TURISTICOS

Como parte de los cambios que la ciudad esta viviendo podemos encontrar nuevas topologías de parques urbanos que rompen con todo los esquemas tradicionales, los cuales han tenido muy buena acogida, convirtiéndose muy rápidamente en nuevos puntos de referencia.
Parque de los Pies Descalzos. Esta ubicado entre el edificio de las Empresas Públicas de Medellín y el Museo Interactivo EPM. El parque fue inspirado en la filosofía Zen oriental, cuenta con un pequeño bosque de bambú , una zona de arena, fuentes de agua en los cuales de puede caminar con los pies descalzos, es un oasis de tranquilidad en medio de la ciudad.
Parque de Los Deseos. Se localizan al nororiente de Medellín, cuenta con 12.000 m², fue construido con el fin de relacionar el universo con la gente. En su perímetro se ubica el Planetario.
Parque lineal La Presidenta. Cuenta con una extensión de 80.000 m² que atraviesa 7 barrios, es una opción de descanso para todo público cualquier día de la semana y a cualquier hora. Para los deportistas y para los que caminan, para los que toman un descanso al medio día en sus labores y para aquellos que gustan de un sitio para divagar.
Parques temáticos
Medellín cuenta con una gran variedad de parques temáticos, que atraen a la población, especialmente infantil y juvenil. Estos espacios giran en torno al ocio, al entretenimiento, a la educación y la cultura. También dan la oportunidad de crear conciencia en temas como el medio ambiente, las artes y la ciencia.